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세줄 요약
요즘 거리를 걷다 보면, 스마트폰을 보면서 걷는 사람들이 많아요. 사실 저도 그렇거든요. 스마트폰 하나면 정말 많은 것들이 쉽게 해결되잖아요. 검색부터 동영상 감상, 게임까지 안 되는 게 없으니까요. 무료했던 시간도 스마트폰만 있으면 흥미진진하게 변해요. 덕분에 제 여가 시간도 알차게 보낼 수 있죠. 그뿐만이 아니에요. 업무도 스마트폰으로 보고 있어요. 통화는 물론이고, 업무용 프로그램이나 메신저를 스마트폰에 내려받아서 쓸 수 있거든요. 거기다 오피스 프로그램도 스마트폰에서 이용할 수 있기 때문에, 문서 작업도 다 가능해요. 스마트폰만 있으면 시공간의 제약 없이 업무를 빠르게 볼 수 있어요. 이제 스마트폰은 선택사항이 아니라, 업무의 필수가 된 거 같아요. 그런데 솔직히 단점도 있어요. 통신비가 많이 나온다는 거예요. 제 개인 폰으로 업무까지 보는 상황이라, 아무래도 통신비가 좀 부담되는데요. 회사에 건의하니까 통신비를 지원해 준다면서도, 어떻게 처리해야 할지 곤란하다고 하더라구요. 그래서 오늘은 기업의 통신비 지원에 대해 알아봤어요.
통신비의 사전적 의미는 ‘통신에 드는 비용’이에요. 우리가 일상에서 전화, 인터넷, 핸드폰을 사용할 때 발생하는 돈이죠. 보통 개인적으로는 친구나 가족과 연락하기 위해 사용하고, 업무적으로는 거래처나 고객과 소통하기 위해 사용하게 돼요.
회사 업무를 직원 개인의 폰으로 보았다면요. 가장 먼저 업무와 정말 관련이 있는지를 파악해야 해요. 그리고 업무와 관련되었는지를 증명할 객관적인 자료가 필요하구요. 실제로, 국세청 예규를 살펴보면요. ‘업무 수행상 필요하다고 인정되는 경우’에는 손금산입(비용처리)*할 수 있다고 되어 있어요.
*손금산입 : 기업 회계에서는 손금이 아니지만 세무 회계에서는 손금으로 인정하는 회계 방법이예요. 손금이란 법인세법 제 9조 3항에 따르면, 자본 또는 지분의 환급·잉여금의 처분 및 법인세법에서 특별히 규정하는 것을 제외하고 그 법인의 순자산을 감소시키는 거래로 인해 발생하는 손비의 금액을 뜻해요. 손비는 기업이 경영활동을 수행하는 과정에서 발생하는 비용인데요. 일반적으로 판매비와 관리비 등을 포함해요. 결국, 손금산입을 인정 받는다는 건, 한마디로 비용처리를 인정받는다는 것과 같은 의미예요.
출처 - 국세 법령 정보센터
그런데 이때, 조금 곤란할 수도 있어요. 증명할 수 있는 자료가 무엇인지, 세법이나 예규에도 정확히 나와 있지 않거든요. 하지만 그렇다고 해서 통신비를 지급하지 않을 수는 없잖아요. 이럴 때는 일반적으로 생각해 보자구요. 먼저 휴대폰 이용 내역을 파악할 수 있는 ‘휴대폰 이용 청구 내역서’ 가 있어요. 이 내역서에 나와 있는 통신 내역이 회사의 업종이나 직원의 담당 업무와 일치하는지를 파악하면 돼요. 그리고 여타 부가서비스를 이용하지 않았는지도 빼놓지 말고 확인해야 하구요. 물론, 이 내역을 일일이 확인한다는 게 쉽지만은 않죠.
법인 폰을 따로 지급해서 이용하게 하면 비용 처리가 더 쉽다는 장점이 있어요. 법인 폰 역시, 업무에 이용할 때만 경비로 처리할 수 있는데요. 때문에 통화 내역을 잘 보관해서 실제 업무에 사용되었는지 증명해야 해요. 또, 한도를 설정해 놓는 것도 필요해요. 고액의 통신비는 업무 비용으로 인정받기 어려울 수 있거든요.
여기서 또 알아두어야 할 부분이 있어요. 법인 폰을 이용하면 세액공제 혜택을 받을 수 있다는 거예요. 그런데 이때, 반드시 법인카드로 결제해야만 해요. 그래야 업무 비용으로 인정받을 수 있어요. 업무 비용으로 인정받기 위해서는 필요한 서류들도 몇가지 있는데요. 일단, 법인카드 결제 내역이 필요하구요. 세금 계산서와 명세서도 갖춰야 해요. 그리고 또 한가지의 혜택이 있어요. 법인 폰 통신비에는 부가세가 포함되어 있는데요. 이 부가세도 환급 받을 수 있답니다.
하지만 단점도 존재해요. 팀이나 직원이 바뀔 때마다, 다시 법인 폰의 기기나 번호를 바꾸어야 하는 상황도 생길 수 있구요. 여러 명이 쓰다 보면 고장이 나기도 쉬워서 관리가 어렵다는 단점도 있어요. 거기다 요즘엔 거의 모든 직원이 개인 폰을 하나씩 갖고 있는데, 법인 폰을 또 갖고 다니라고 하면 번거로워할 게 분명한데요. 그래서 법인 폰 사용을 강제하기도 곤란한 면이 있죠.
먼저, 근로소득이 정확히 뭔지부터 알아볼게요. 근로소득은 근로자가 근로의 제공으로 인하여 지급 받는 봉급ㆍ상여ㆍ수당 기타 이와 유사한 성질의 모든 급여를 말해요. 소득세법 제12조 및 같은법시행령 제12조에서 비과세 소득으로 특별히 정하고 있는 것을 제외하고는 전부 ‘과세 대상 근로소득’에 해당된다고 할 수 있죠.
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직원의 휴대폰 사용료를 회사가 지급한 경우에는 원칙적으로 근로소득에 해당해요. 그래서 과세 대상이 되죠. 때문에 회사는 통신비를 받은 직원의 급여에 포함해서 인건비로 처리해야 해요.
하지만 업무에 필요한 경우라면 이야기는 달라져요. 근로소득에 포함되지 않거든요. 국세청의 예규를 살펴보면요. 다음과 같이 되어 있어요.
| 근로자 개인 소유의 휴대폰 사용료에 대하여 일정액의 통신비를 지급하는 경우 과세대상 근로소득에 포함하는 것이나, 동 통신비 중에서 객관적인 자료에 의하여 업무와 관련하여 지출한 사실이 입증되는 금액은 근로소득으로 보지 아니하는 것입니다. (법인46013-3279, 1999.08.20.) |
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현재, 통신비가 업무와 관련된 것인지를 입증하는 객관적 증빙자료는 따로 법에 규정되어 있지 않아요. 때문에 일반적으로, ‘통화 내역 명세서’를 떠올리긴 쉽지만 업무에 필요한 통화였는지 세세히 파악하는 것도 사실상 힘들죠. 회사 자체적으로 통신비 지급 규정을 만드는 게 좋아요. 통신비 지급 규정이란, 개인 폰을 회사의 업무에 사용했을 때 사용료 지급에 관한 기준을 정하는 걸 말해요.
그렇다면, 통신비 지급 규정에는 어떤 항목들이 포함되어 있어야 할까요? 첫 번째로, 통신비 지급 대상과 금액을 명확히 설정해야 해요. 어떤 직원이 통신비 지원을 받을 자격이 있는지, 얼마를 지원 받을지 구체적으로 정하는 게 좋아요. 두번째로, 통신비 지급 방법을 정확히 명시해야 해요. 예를 들어, 매월 정해진 금액을 지원하는지, 사용 내역에 따라 지급하는지 등의 사항을 분명히 해야 하죠. 그리고 무엇보다 업무 통화 내역을 증빙할 수 있어야 해요. 직원이 실제로 업무와 관련된 통화를 했다는 것을 증명할 수 있어야 하기 때문에, ‘월간 사용 내역’을 제출하도록 하는 규정을 두는 것이 중요해요. 이렇게 하면 비용처리도 훨씬 수월하고, 직원들이 휴대폰을 두 대씩 들고 다니지 않아도 되니까 더 편리하게 이용할 수 있어요.
항목 | 내용 |
|---|---|
통신비 지급 대상과 금액 | 어떤 직원이 지원을 받을 자격이 있는지 명확히 설정 지원할 금액을 구체적으로 정함 |
통신비 지급 방법 | 매월 정해진 금액을 지원하는지, 사용 내역에 따라 지급하는지 등 지급 방법을 명시 |
업무 통화 내역 증빙 | 직원이 실제로 업무와 관련된 통화를 했다는 것을 증명할 수 있도록 ‘월간 사용 내역’ 제출 규정 설정 |
사실 기업마다 직원들의 사기 향상을 위해 복리후생에 신경을 쓰고 있잖아요. 이를테면 생일에 케이크를 준다거나 여행을 보내 준다거나 하는 식으로요. 하지만 이런 경우에는 근로소득으로 인정이 되기 때문에, 과세가 되는데요. 그러면 회사나 직원에게도 부담이 될 수 있죠. 하지만 업무에 사용하는 통신비의 경우에는 근로소득으로 보지 않기 때문에 과세가 되지 않아요. 그래서 회사나 직원 모두에게 부담이 덜한데요. 때문에 업무용 통신비 지급은 직원의 복지를 향상 시키면서도, 회사는 세금 부담 없이 효율적으로 비용을 처리할 수 있는 좋은 방법이라고 할 수 있어요. 하지만 이를 악용한다면 과유불급이 되고 말겠죠. 명확한 규정을 정하고 이를 통해 관리해서, 통신비 처리의 투명성과 효율성을 높이는 게 필요해 보여요.